Od 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany dotyczące ustalania stażu pracy. Nowelizacja przepisów znacząco rozszerza katalog okresów, które będą wliczane do stażu pracy, a tym samym będą miały wpływ na uprawnienia pracownicze, takie jak urlop wypoczynkowy, dodatki stażowe czy nagrody jubileuszowe. Zmiany te mają duże znaczenie zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców obsługiwanych przez działy kadr i płac.
Jakie okresy będą wliczane do stażu pracy?
Zgodnie z nowymi przepisami do stażu pracy wliczane będą nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, lecz również inne formy aktywności zawodowej. Do stażu pracy zaliczać się będą m.in.:
- okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy z osobą prowadzącą taką działalność,
- okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem,
- okresy wykonywania umów cywilnoprawnych, w tym umowy zlecenia,
- okresy świadczenia usług, wykonywania umowy agencyjnej oraz pozostawania osobą współpracującą,
- okresy członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej oraz spółdzielni kółek rolniczych,
- udokumentowane okresy wykonywania za granicą pracy zarobkowej innej niż zatrudnienie.
Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy oznacza konieczność dokładnej analizy dokumentów przedstawianych przez pracowników oraz aktualizacji procedur kadrowo-płacowych.
Terminy wejścia w życie nowych przepisów
Nowe regulacje będą obowiązywać w różnych terminach, w zależności od rodzaju pracodawcy:
- od 1 stycznia 2026 roku – dla pracodawców z sektora finansów publicznych,
- od 1 maja 2026 roku – dla pracodawców spoza sektora finansów publicznych.
Pracodawcy powinni odpowiednio wcześniej przygotować się do zmian, m.in. poprzez aktualizację regulaminów oraz systemów kadrowo-płacowych.
Jak uzyskać zaświadczenie z ZUS potwierdzające okresy do stażu pracy?
Podstawowym dokumentem potwierdzającym nowe okresy wliczane do stażu pracy jest zaświadczenie wydawane przez ZUS. Pracownik może uzyskać je w prosty sposób online:
- Zalogować się na swoje konto na platformie ZUS (www.zus.pl/ezus/logowanie).
- W menu po lewej stronie wybrać zakładkę „Usługi”.
- Odnaleźć usługę „Złożenie wniosku USP. Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczenia dla celów doliczania okresów do stażu pracy” (można skorzystać z wyszukiwarki, wpisując „USP”).
- Uzupełnić wniosek, który częściowo jest już wypełniony danymi użytkownika, i wysłać go elektronicznie.
Terminy na dostarczenie dokumentów do pracodawcy
Pracownik ma 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy dokumentów potwierdzających okresy podlegające doliczeniu do stażu pracy, licząc od:
- 1 stycznia 2026 roku – w przypadku pracodawców z sektora finansów publicznych,
- 1 maja 2026 roku – w przypadku pracodawców spoza sektora finansów publicznych.
Niedostarczenie dokumentów w tym terminie skutkuje tym, że pracodawca nie uwzględni danego okresu przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.