Podjęcie przez pracodawcę niektórych decyzji wymaga, by najpierw przeprowadził w tym zakresie konsultacje ze swoimi pracownikami. W przypadku, gdy nie reprezentuje ich organizacja związkowa, konieczne jest wyłonienie przedstawicieli pracowników. Procedura ich wyboru musi zapewniać pracownikom realny wpływ na to, kto będzie ich reprezentował. Obowiązujące w tym zakresie zasady powinny zostać określone w regulaminie pracy lub innym wewnętrznym akcie.

Szereg przepisów prawa pracy nakłada na pracodawców obowiązek konsultowania ważnych zmian z reprezentacją pracowników. Pracodawcy, u których nie działają organizacje związkowe, nie są zwolnieni z obowiązku uzgadniania niektórych decyzji z pracownikami.

Pracodawca ma pewną swobodę 

Przedstawiciele pracowników działają u pracodawców, u których nie działają organizacje związkowe. Osoby te są wybierane w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Brak szczegółowych regulacji w tym zakresie może rodzić liczne wątpliwości. Przyjmuje się, że pracodawca ma swobodę w określeniu zasad funkcjonowania przedstawicieli pracowników w zakładzie pracy, np. sposobu ich wyboru lub liczebności. Należy podkreślić, że pomimo tego, wybór przedstawicieli powinien być demokratyczny i zostać tak skonstruowany, by zapewnić pracownikom realny wpływ na to, kto będzie ich reprezentował.

To załoga musi wybrać swoich przedstawicieli

Przedstawiciele załogi to pracownicy wybierani przez ogół zatrudnionych do reprezentowania ich interesów. Przepisy co do zasady posługują się liczbą mnogą, więc powinno ich być co najmniej dwóch. Procedura wskazania przedstawicieli powinna zostać dokładnie określona w regulaminie pracy lub innym wewnętrznym dokumencie. W akcie tym należy wskazać m.in. liczbę przedstawicieli pracowników, termin i tryb zgłaszania kandydatów, procedurę ich wyboru oraz długość kadencji, jeśli nie zostali wybrani doraźnie. Należy podkreślić, że przedstawiciele nie mogą zostać samodzielnie wskazani przez pracodawcę, nawet jeśli pracownicy zaakceptują ten wybór. Pracodawca nie może też w jakikolwiek inny sposób wpływać na wynik wyborów.

Pracodawca nie zawsze jest związany stanowiskiem

Kompetencje przedstawicieli pracowników mają dwojaki charakter – konsultacyjny i stanowczy. W przypadku kompetencji  konsultacyjnych, pracodawca ma obowiązek poinformować przedstawicieli pracowników o konieczności przeprowadzenia konsultacji. Następnie musi umożliwić im przedstawienie swojego stanowiska i podjąć dialog. Pracodawca nie jest jednak związany stanowiskiem przedstawicieli i nie musi się do niego zastosować. Uprawnienia konsultacyjne pracowników nie oznaczają bowiem prawa do decydowania lub współdecydowania z pracodawcą. Tym samym nawet w sytuacji zajęcia przez przedstawicieli pracowników negatywnego stanowiska, nie stanowi ono dla pracodawcy przeszkody do wprowadzenia danego rozwiązania. Do uprawnień o charakterze konsultacyjnym należą m.in.:

• konsultacja wprowadzenia zasad wykonywania pracy zdalnej – art. 67(20) par. 4 kp,
• konsultacja wykazu prac w warunkach szczególnie uciążliwych lub szczególnie szkodliwych dla zdrowia na potrzeby ustalania skróconego czasu pracy – art. 145 kp,
• konsultacja wykazu prac, które powinny być wykonywane przez co najmniej dwie osoby, w celu zapewnienia asekuracji, z uwagi na istnienie możliwości wystąpienia szczególnego zagrożenia dla zdrowia lub życia ludzkiego – art. 225 kp,
• konsultacja wszystkich działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy – art. 237(11a) par. 1 kp,
• konsultacja zamiaru zwolnień grupowych oraz regulaminu zwolnień grupowych – art. 2 ust. 7 i art. 3 ust. 5 ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.

Druga kategoria kompetencji przedstawicieli pracowników ma charakter stanowczy. Oznacza to, że pracodawca musi uzyskać akceptację swojej decyzji, a więc nie może jej podjąć samodzielnie.  Do uprawnień o charakterze stanowczym należą, m.in.:

• zawieranie porozumień zawieszających stosowanie przepisów prawa pracy – art. 9(1) kp,
• udzielenie zgody na monitoring pomieszczeń sanitarnych – art. 22(2) par. 2 kp,
• zawieranie porozumień o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników – art. 23(1a) kp,
• zawieranie porozumień w sprawie wprowadzenia systemu przerywanego czasu pracy – art. 139 par. 3 kp, 
• określanie wykazu prac szczególnie niebezpiecznych dla pracowników pracujących w nocy – art. 151(7) par. 4 k.p;
• uzgadnianie regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – art. 8 ust. 2 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.